Правила этикета в приемной и кабинете начальника

Если руководитель назначил вам встречу на определенное время в своем кабинете, опаздывать и заставлять себя ждать недопустимо. Будет лучше, если вы придете в приемную минут на 5-10 раньше, чем было назначено.

1. Обычно в приемной есть секретарь, обязанность которого доложить о вашем приходе и пригласить вас в кабинет. Поэтому стучать в дверь руководителя в рабочее время не принято даже при отсутствии секретаря. Если в приемной по какой-то причине пусто, вы можете приоткрыть дверь, заглянуть в кабинет. Если нет других посетителей, попросите разрешения войти. Возможно, вас пригласят сразу или попросят подождать в приемной. В нерабочее время стучать в дверь кабинета обязательно. Дверь открываем, если услышали «Войдите!». Если не услышали – можно постучать немного громче.
2. Если разговор обещает быть продолжительным, то руководитель, как хозяин кабинета, обязан пригласить вас присесть, при этом не указывать жестом, на какой именно стул, а предоставить вам право выбрать удобное для себя место. Но вы старайтесь сесть напротив начальника, а не сбоку. Если в процессе разговора возникнет необходимость показать документы в компьютере или на столе руководителя, он сам догадается попросить вас сесть поближе.
3. Не спешите излагать суть дела с порога. Присядьте и дождитесь фразы: «Какой вопрос вы хотели обсудить?» или «Я вас внимательно слушаю». После этих слов начальник готов вас слушать. Весь спектр вопросов, которые вы хотите выяснить, сформулируйте заранее.
4. Во время разговора не следует смотреть вбок или вниз. Смотрите собеседнику в глаза, даже если вы привыкли бояться начальства.. Во-первых, так легче установить контакт (тогда и страх пройдет), во-вторых, это будет соответствовать нормам этикета.
5. В процессе разговора ни один из собеседников не должен смотреть на часы. Вообще-то продолжительность беседы контролируется хозяином кабинета, а не посетителем. Причем это должно делаться незаметно для посетителя. Это легко, если имеются настольные часы или начальник перед началом разговора снял наручные часы и положил перед собой на столе рядом с ежедневником.
6. В случае прерывания беседы телефонным звонком, начальнику допустимо отреагировать на это разными способами, смотря по ситуации. Трубку можно не брать или взять и сразу положить, что явно указывает на важность темы разговора. В таком случае и звонящий поймет, что в настоящий момент его абонент занят. Если начальнику необходимо прервать беседу ради звонка, то следует извиниться перед посетителем. В случае, если вопрос по телефону не решается в течение 1 минуты, руководитель должен попросить, чтобы ему перезвонили позже.
7. Если разговор по существу дела окончен, вопросы разрешились, то инициатором завершения разговора должен стать хозяин кабинета. Фраза: «У вас есть еще какие-то вопросы?» обычно звучит, когда становится понятно, что разговор себя исчерпал. Завершающей фразой может стать, например: «Полагаю, мы все с вами обсудили». Здесь следует попрощаться. При этом помните — руку для рукопожатия первым протягивает начальник, а не в коем случае не вы ему! До двери кабинета посетителей провожают только в случаях, когда хотят проявить к ним особое уважение и почет.

Нормы этикета для начальника

Руководителем быть сложно. Именно к ним требования соблюдения делового этикета предъявляются в первую очередь. Схема отношений «начальник — подчиненный» достаточно регламентирована нормами служебной этики.

Стандартная ситуация - вы назначили определенное время встречи посетителю, но к моменту его прихода еще заняты беседой с другим посетителем или еще не освободились от иных неотложных дел. Эту задачу можно решить двумя способами.

• Передать извинения через секретаря и попросить немного подождать.
• В случае неотложного дела, никак не связанного с присутствием предыдущего посетителя, выйдите к прибывшему лично, объясните ситуацию, извинитесь и попросите подождать. К примеру: «Петр Петрович, я жду важный звонок из Москвы, подождите, пожалуйста, в приемной».

В то время, когда посетитель заходит в кабинет, крайне невежливо разглядывать бумаги или уставиться в монитор компьютера. Если вы на самом деле заняты, все равно оторвитесь на секунду, чтобы дать посетителю понять, что вы его заметили, кивнуть в знак приветствия, предложить сесть, извиниться и как можно быстрее покончить с делом, которым вы были заняты.

Разговор инициируете вы, как хозяин кабинета, поэтому предложите посетителю озвучить свои вопросы. Во время его монолога следует показать, что вы внимательно его слушаете и не перебивать. Отсутствующий вид недопустим. Если какие-то моменты беседы вам неясны, начинайте задавать уточняющие вопросы и обсуждать проблему.

Исключите на время беседы телефонные разговоры или хотя бы сведите их к минимуму. При- носите извинения всякий раз, если звонки вас прерывают.

Индивидуальный контакт руководителя любого уровня с персоналом необходим и для создания более тесных взаимоотношений с возглавляемым коллективом, и для более эффективного управления. Вы будете настоящим лидером, если хорошо знаете свою команду.

Когда подчиненные проявляют инициативу, внося свои предложения, не спешите с оценкой. Тем более, если на первый взгляд они кажутся неосуществимыми или нерациональными.

• во-первых, любое проявление инициативы обязательно должно поощряться как факт. В противном случае в следующий раз подчиненные не захотят обратиться к вам с новыми идеями и предложениями;
• во-вторых, сходу очень сложно детально вникнуть в суть предложенного. Для этого нужно время. Возможно, надо более четко сформулировать постановку вопроса, или же уточнить некоторые детали и т. п.

Поэтому проявите мудрость, гибкость и профессионализм. Даже если рацпредложение вам не до конца понятно или не выглядит ценным, отложите принятие решения по нему на некоторое время. И не забудьте поблагодарить рационализатора.

Часто посетители излагают суть вопроса нечетко и путано, затрудняются с формулировками. Вместо того, чтобы раздражаться, перебивать и подгонять собеседника, обозначьте временные рамки в начале разговора. Например: «Виктор Иванович, давайте попробуем уложиться в 10 минут, я срочно уезжаю». Эта просьба вполне законна, к тому же это заставит посетителя быть более собранным, кратким и говорить по сути.

При завершении беседы сделайте еще раз акцент на том, что пожелание, просьбу, предложение вы услышали, приняли во внимание, и собираетесь что-то предпринять по этому поводу. Вы можете ответить: «Хорошо, Эмма Сергеевна, эта программа действительно нужна нашей фирме, я дам распоряжение бухгалтеру, чтобы Вам выделили средства». Теперь можно попрощаться.

Руководитель должен чувствовать, когда уместно обращаться к подчиненному на «ты», и когда это недопустимо. Помните, что обращение на «ты» неуместно, если подчиненный старшего возраста или если сверстник обращается к вам на «вы». Обращение на «ты» можно позволить себе с собеседником, с которым вы находитесь в дружеских отношениях.

Валентина
07.03.2012
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!