Деловое электронное письмо

Современные технологии давно уже проникли во все сферы деятельности. Деловыми электронными письмами сегодня обмениваются абсолютно все организации. А потому каждый должен уметь правильно их составлять.

При написании делового электронного письма необходимо чётко соблюдать определённую схему.

Структура электронного письма:

• тема;
• приветствие;
• отражение цели письма;
• содержание (предложения, пояснения, вопросы и т.д.);
• прощание;
• подпись с контактными данными;
• ссылка на сайт компании (если таковой имеется);
• логотип (по желанию).

Тема электронного письма

Тему в деловом электронном письме надо обязательно указывать. Ведь адресат, просматривая входящие, может ориентироваться именно на заголовки. Тема непременно должна отражать суть делового письма. Никаких отвлечённых и бессмысленных фраз. Если при ответе на деловое письмо тема меняется, необходимо исправлять и заголовок.

Содержание

Деловое электронное письмо должно быть максимально лаконичным. Писать следует только по делу, не отклоняясь от темы. Лучше, чтобы предложения были короткими.

Если логически текст делового письма можно разделить на абзацы, надо сделать это.

Нельзя писать всё заглавными буквами – в этом случае сообщение будет плохо читаться. После написания деловое электронное письмо следует проверить: опечатки, орфографические, пунктуационные и грамматические ошибки в тексте крайне нежелательны.

В ходе длительной переписки можно цитировать своего собеседника, чтобы он не упустил нить разговора. Однако не стоит излишне этим увлекаться. Цитаты и новый текст должны быть разграничены. Чужие слова в электронном письме принято отделять знаком >.

Не следует даже в деловом сообщении указывать персональные данные (паспортные, к примеру), так как нет ни одной надёжной почтовой системы.

Флеймы (предложения, написанные под влиянием эмоций) в деловой переписке недопустимы. Смайлики в деловых письмах также под запретом.

Подпись в e-mail

В настройках электронной почты есть возможность присоединять стандартную подпись с персональным именем и контактами. В случае с деловой перепиской следует её использовать. Помимо того, что подпись идентифицирует адресанта, она ещё и обозначает альтернативные каналы связи с ним. В подписи к деловому письму принято указывать свои ФИО, должность, рабочие телефоны, e-mail, ссылку на сайт компании.

Этикет деловой переписки в Сети

По правилам этикета, отвечать на деловое письмо необходимо в течение 2 суток с момента его получения. Если вовремя ответить не удалось, следует указать причины промедления в запоздалом письме.

Особенно важно отписывать при получении сообщения с вложенным файлом. Только, получив Ваш ответ, партнёр сможет удостовериться, что вложение дошло и успешно открылось.

Если деловое электронное письмо было отправлено веерной рассылкой, не всегда следует на него отвечать.

Если ответ на почту не приходит в течение недели, можно расценивать это как отказ от продолжения общения.

По правилам хорошего тона, электронную переписку должен заканчивать тот, кто её начал.

Марголис Анастасия
28.10.2011
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!