Правила этикета при написании писем

Дата обновления: 01.06.2018

Правила написания писем остались незыблемыми, не смотря на то, что жизнь изменилась. Уже никто не пишет писем на бумаге руками. Их заменили смс,  электронная почта и мессенджеры.  Поэтому письма стали короче и лаконичней. При этом эпистолярный жанр никуда не исчез. Каждому из нас надо помнить и соблюдать нормы этики, чтобы доносить свои мысли и чувства до  адресата.

Задача еще больше осложняется тем, что текстом надо суметь передать суть своей просьбы при взаимодействии  с партнером по бизнесу, при устройстве на работу, при попытках убедить клиента купить дорогой продукт – словом, в бизнес-среде. 

Сохраните эту статью у себя в закладках и используйте как шпаргалку перед написанием каждого письма – не пожалеете!

А теперь по порядку.

Правила написания писем:

• Необходимо отвечать на все полученные письма.
• Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.
• Если вам нечего написать адресату в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.
• Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.
• Даже личное письмо обязательно должно быть композиционно выстроенным.
• Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.
• Писать письмо надо тогда, когда вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.
• Писать анонимные письма неприлично.
• Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.
• Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.
• Личные письма следует писать тогда, когда вы находитесь в одиночестве.
• Читать чужие письма без разрешения неприемлемо.
• Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не вам адресовано.

Виды писем

I. Открытка

Если вы хотите написать что-то личное на открытке, следует упаковать её в конверт. Когда  отправляете открытки сразу на несколько адресов, надо следить за тем, чтобы текст на всех был разным.

II. Благодарственное письмо

Благодарственное письмо существует для того, чтобы вы могли в письменной форме отблагодарить человека за оказанную им помощь, выразить свою признательность. По объёму благодарственное письмо довольно невелико.

 III. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить человеку о невыполненном обязательстве, о забытом долге и т.п. Пишется оно в максимально вежливой манере.  Письмо-напоминание непременно должно быть запечатано, чтобы ненароком не поставить получателя в неприятное положение перед другими людьми.

 IV. Письмо-извинение

Письмо-извинение пишут в том случае, если действительно осознают свою вину и раскаиваются в содеянном. Оно должно быть написано от сердца, вежливо и тактично.

V. Письмо-соболезнование.

Письмо-соболезнование пишется немедленно по получении скорбных вестей. Если вы не успели его отправить вовремя, не посылайте вовсе: не следует лишний раз напоминать людям об их горе. По объёму письмо-соболезнование должно быть небольшим. Писать его следует от души, без использования красивых цитат, без разного рода вычурностей. Письмо-соболезнование составляется от руки на обычной бумаге. Не стоит прилагать к такого рода письму открытку.

Правила написания личных писем

1. Начинать письмо следует с обращения к адресату.
2. Если это ответное письмо, необходимо поблагодарить за ранее полученную весточку.
3. Если вы задержались с ответом, следует извиниться за то, что не могли написать раньше. Упомянуть о причинах.
4. Затем надо ответить на все вопросы, заданные адресантом в его письме. Можно начать с фразы: «В своём письме ты спрашиваешь меня о …».
5. Потом можно перейти к интересующей вас теме, рассказать о том, что  волнует, поделиться своими радостями, проблемами и т.д.
6. После этого закономерным будет задать вопросы по теме переписки, чтобы дать возможность продолжить общение. Если вы рассказывали о своей жизни, неплохо было бы поинтересоваться, как у него обстоят дела.
7. Затем следует написать фразу типа: «С нетерпением буду ждать твоего ответа», «Надеюсь вскоре получить от тебя весточку», «Пиши скорее!» и т.д.
8. В конце письма хорошо бы поставить клише («С любовью, Ольга», «Искренне Ваш, Олег Евгеньевич», «С наилучшими пожеланиями, Маша» и т.д.) и свою личную подпись.

Правила этикета для написания делового письма

Существуют деловые письма разных жанров: резюме, письмо-жалоба, письмо-запрос информации и т.д.

Схема написания письма о приёме на работу:

• Официальное обращение.
• Объяснение причины, по которой вы пишите письмо.
• Указание источника информации о вакансии.
• Можете пояснить, почему вас заинтересовала предложенная работа.
• Затем необходимо дать краткое описание имеющегося у вас образования и опыта работы.
• Можете описать свои индивидуальные качества, которые более всего соответствуют требованиям к претенденту на предложенную должность.
• Далее следует указать, что прилагаете своё резюме и выразить готовность в случае необходимости предоставить дополнительную информацию.
• В конце необходимо указать ФИО и дату написания официального письма. Поставить личную подпись.

Валентина
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!